翻訳発注者心得その6 急ぎの依頼時に短納期・高品質を実現させるコツ|翻訳会社ブログ

翻訳会社アークコミュニケーションズのブログ「翻訳発注者心得その6 急ぎの依頼時に短納期・高品質を実現させるコツ」

翻訳発注者心得その6 急ぎの依頼時に短納期・高品質を実現させるコツ

翻訳会社,品質管理法

翻訳を依頼されるお客さまの中には、納品を急ぐあまり、「品質より納期優先で」とおっしゃる方もいます。しかし、この言葉とは裏腹に、急ぎの必要があるものほど、実は重要性が高く、品質も重視されていることが多いように見受けられます。

そこで今回は、翻訳会社に急ぎの翻訳を依頼する際に、「短納期・高品質」を実現させる発注方法のコツについてお話しします。

翻訳する文章の量を減らす

お客さまからお受けする急ぎの翻訳依頼としては、例えば「急きょ、本国から社長が来ることになったので、資料を訳さなければいけない」「会社を買収することになったので、その判断を本国に仰ぐため急いで英訳したい」などの内容が挙げられます。

このような場合、確かに納期を最優先とする必要がありそうですが、"社長案件"や経営に直接影響する内容から重要性の高い書類であることは明らかです。それでは、どのようにして、そのような重要な書類をできる限り品質を落とさずに短期間で翻訳してもらえばよいでしょうか。

最初に、翻訳する文章の量を減らすことがもっとも効果的です。例えば原文が「概要」と「詳細」の2部構成になっている場合には、「概要」のみを翻訳することで納期を早めることができます。ほかにも、打ち合わせや会議などで使用する部分が分かっていれば、その部分のみ優先的に翻訳するという手段を採ることができます。

翻訳する文章のボリュームを減らしたら、次に翻訳プロセスの品質に関する作業を取捨選択することで、必要最低限の品質を確保しながら納期短縮につなげることを考えます。

翻訳品質に関する作業を取捨選択する

品質確保に関する作業について、省略してもよい作業などを翻訳会社にご指示いただくことで、納期短縮を図ることができます。具体的には、以下のような指示をしていただくのが有効でしょう。

●レイアウト調整は必要最低限とする(見た目のきれいさをある程度妥協する)

翻訳発注者心得その4 翻訳におけるレイアウト調整はあくまで別作業」内で述べているとおり、パワーポイントなどのレイアウト調整にも時間がかかります。「字が読めればよい」と割り切って、レイアウト調整は必要最低限のみ指示することで、納期短縮につなげることができます。

●図や表などに記載されているものは翻訳を省略する

図や表の翻訳にも意外と時間がかかります。特に締め切りが迫っていて納期を最優先にしたい場合には、図や表などに記載されている単語や文章は翻訳しない、というのも納期短縮の手段になります。

●翻訳者の間で生じる表記のばらつきを許容する

急ぎでかつ量が多い翻訳の場合には、複数の翻訳者に分けて翻訳を依頼する場合があります。この際、通常であれば、複数の翻訳者間で発生する表記のばらつきを統一する作業を行いますが、それを省くことで納期短縮を図ることができます。

●品質を確保してほしい部分などを伝える

「ここだけは品質を確保してほしい」という要望を翻訳会社に前もって伝えておくことも重要です。「最初の3ページの要約だけはいつも通りの品質に」など、絶対に譲れない線を翻訳会社にご指示ください。

●原文も念のために用意し、もしもの時の対応を考える

品質を確保するプロセスを一部省略した場合、原文にもどって確認したいことが起きる可能性があります。翻訳物を使用する際には、万が一のことを考えて念のために原文も用意しておくと良いでしょう。

作業時間を少しでも増やすことができれば、翻訳会社のできることは格段に増えます。ですから、納期の調整などにより、翻訳会社の作業時間を確保していただくことが、品質向上には有効です。また、翻訳作業が必要だと分かったら、なるべく早めに翻訳会社にご相談いただくこともお勧めします。その時点でできる確認事項のご相談や、先に翻訳者をアサインしておくなど、より品質の向上に貢献することができるようになります。

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