翻訳依頼ご担当者必見！短納期でも高品質を翻訳会社に実現させるコツ

お客さまからお受けする急ぎの翻訳依頼としては、例えば「急きょ、本国から社長が来ることになったので、資料を訳さなければいけない」「会社を買収することになったので、その判断を本国に仰ぐため急いで英訳したい」などの内容が挙げられます。

このような場合、確かに納期を最優先とする必要がありそうですが、いわゆる"社長案件"や経営に直接影響するような、重要度の高い書類であることは明らかです。それでは、どのようにすれば、そのような重要な書類をできる限り品質を落とさずに短期間で翻訳会社に翻訳してもらえるでしょうか。

まず、翻訳を依頼する文章の量を減らすことがもっとも効果的です。例えば原文が「概要」と「詳細」の2部構成になっている場合には、「概要」のみを翻訳すれば、当然ですが納期を早めることができます。ほかにも、打ち合わせや会議などで使用する部分を優先して翻訳し、残りは後納品にする、などという手段もあります。

翻訳を依頼する文章のボリュームを減らせない場合は、翻訳プロセスの品質に関する作業を取捨選択することで、必要最低限の品質を確保しながら納期短縮につなげることを考えます。

品質確保に関する作業について、省略してもよい作業などを翻訳会社にご指示いただくことで、納期短縮を図ることができます。具体的には、以下のような指示方法があります。

「翻訳物の仕上がりを左右する！翻訳会社が行うレイアウト調整とは」でも述べているとおり、パワーポイントなどのレイアウト調整にも時間がかかります。「字が読めればよい」と割り切って、レイアウト調整は必要最低限のみ依頼することで、納期短縮につなげることができます。

図や表の翻訳にも意外と時間がかかります。特に締め切りが迫っていて納期を最優先にしたい場合には、図や表などに記載されている単語や文章は翻訳しない、というのも納期短縮の手段になります。

急ぎでかつ量が多い翻訳の場合には、翻訳会社は複数の翻訳者に割り振って翻訳を進めることがあります。この際、通常であれば、複数の翻訳者間で発生する表記のばらつきを統一する作業を行いますが、それを省くことで納期短縮を図ることができます。

「ここだけは品質を確保してほしい」という要望を翻訳会社に前もって伝えておくことも重要です。「最初の3ページの要約だけはいつも通りの品質に」など、厳守してほしいラインを翻訳会社にご指示ください。

品質を確保するプロセスを一部省略した翻訳物を使用する場合、原文にもどって確認したいことが起きる可能性があります。翻訳物を使用する際には、万が一のことを考えて念のために原文も用意しておくと良いでしょう。

翻訳会社の作業時間を少しでも多く確保できるよう、さまざまな工夫をしていただくと、翻訳会社のできることは格段に増え、品質向上に有効です。

原稿を作り始めるタイミングや、翻訳が必要だと気づいた時点で、まずは翻訳会社に声をかけることをお勧めします。原稿がまだない状況でも、過去の原稿や参考資料を収集して翻訳会社に渡したり、その時点でできる確認事項について相談したり、先に翻訳者をアサインするなどして、品質の向上につなげられます。また、原稿を渡せる日時を指定していただくと、翻訳会社は指定された日時に翻訳者をスタンバイさせ、すぐに翻訳をスタートさせることができます。

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※一部の言語につきましては英語への翻訳を介しての作業となります。

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